Rzetelnie prowadzona księgowość pozwala właścicielowi firmy na skupienie się na prowadzeniu swojego biznesu. Jeżeli nie zajmujemy się finansami osobiście, ale powierzamy to zadanie biuru rachunkowemu, spodziewamy się skutecznej obsługi. Często jednak zdarzają się przypadki złego prowadzenia finansów i popełniania licznych błędów. Niejednokrotnie biura księgowe zawyżają także ceny swoich usług. W takim wypadku najlepszą decyzją jest zmiana biura rachunkowego.

Dlaczego warto zmienić biuro rachunkowe?

Korzystanie z usług księgowych nie jest usprawiedliwieniem nieprawidłowości w rachunkach firmy. W razie kontroli skarbowej to właściciel odpowiada za wszelkie błędy w dokumentacji i obliczeniach. Dzieje się tak, gdyż biura rachunkowe działają na podstawie pełnomocnictw. Nierzetelne biuro może zatem narazić uczciwego przedsiębiorcę na straty. Co prawda winą za ewentualne wykrycie nieścisłości obarczony zostanie właściciel firmy, jednak biuro rachunkowe nie zostanie bezkarne. Każdy przedsiębiorca korzystający z usług księgowych może domagać się odszkodowania z polisy OC biura rachunkowego. Także właściciel takiej instytucji może karnie odpowiadać za powstałe zaniedbania.

Pierwszy krok do zmian w księgowości

Jeśli wykryjemy błędy w działalności zatrudnionego do tej pory biura rachunkowego, warto przy okazji zmiany usługodawcy poprosić o kompletne sprawdzenie wcześniejszej dokumentacji. Pomoże to uniknąć kolejnych niespodzianek w trakcie kontroli i wysokich kar z urzędu skarbowego. Zmiana biura powinna odbywać się w odpowiedniej kolejności – należy najpierw zatrudnić nowego księgowego, a dopiero później wypowiedzieć umowę poprzedniej placówce, odwołać przyznane wcześniej pełnomocnictwa oraz odebrać kompletną dokumentację księgową.

Po wybraniu i zatrudnieniu nowego biura należy zadbać o wymianę dokumentów. Powinna ona przebiegać w porozumieniu z nowym biurem. Odzyskanie dokumentów księgowych z poprzedniego biura często leży po stronie nowej instytucji. Dokumenty można także odebrać samodzielnie.

Jakie dokumenty powinno przekazać biuro rachunkowe?

Po rozwiązaniu umowy, zatrudnione do tej pory biuro rachunkowe jest zobowiązane oddać oryginały dokumentów, które w trakcie współpracy przekazał im przedsiębiorca. Są to w szczególności:

– faktury i rachunki,

– umowy,

– wyciągi bankowe,

– potwierdzenia zapłaty należności,

– inne przekazane dokumenty.

Biuro, które prowadziło naszą rachunkowość, musi także przekazać nowej firmie wszystkie dokumenty, które w trakcie współpracy sporządzone zostały w imieniu zleceniodawcy. Są to:

– księgi podatkowe, takie jak książka przychodów i rozchodów,

– rejestry VAT,

– ewidencja faktur sprzedażowych i kosztowych,

– ewidencja wyposażenia,

– ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych oraz trwałych,

– wszelkie deklaracje ZUS i deklaracje podatkowe,

– dokumentacja kadr i płac,

– oraz ewidencja przebiegu pojazdów służbowych.

Mimo rozwiązania umowy ze zleceniodawcą, biuro rachunkowe zobowiązane jest do wykonania kopii wszystkich opisanych wyżej dokumentów. W świetle prawa nadal odpowiada ono bowiem za księgowość prowadzoną w okresie, kiedy obowiązywała umowa. Przekazanie dokumentów powinno zostać potwierdzone na piśmie, poprzez protokół odbioru.

Więcej informacji: www.cafefinance.pl