Zapewnienie odpowiednich warunków w trakcie konferencji nie ogranicza się do stworzenia ciekawego programu, równie istotne jest wybranie reprezentacyjnej i eleganckiej sali, której użytkowanie będzie praktyczne i wygodne. Na uczestnikach konferencji nie zrobi dobrego wrażenia sala konferencyjna, której wnętrze nie ma nic wspólnego z nowoczesnością i dobrym smakiem, a jej wystrój został żywcem wyrwany z czasów PRL-u. Prawda jest taka, że nawet najciekawsza i najbardziej oryginalna prezentacja może zostać przyćmiona przez coś tak banalnego jak niewygodne krzesła i chybotliwy stolik. Podobnie źle zostają zapamiętane sale konferencyjne, które są w połowie puste, więc wybór odpowiedniego rozmiaru pomieszczenia jest równie istotny. Nie oszukujmy się, niezależnie od tego czy poszukujemy pomieszczenia na niewielkie spotkanie biznesowe czy dużej sali konferencyjnej, wystrój wnętrza jest bardzo  istotny, ponieważ każdy niefortunny aspekt wystroju i każde nawet najmniej istotne niedociągnięcie z pewnością zostanie zapamiętane przez uczestników.
Kolejną istotną kwestią, którą wielu organizatorom i prelegentom zdarza się ignorować jest próba generalna. Rozpaczliwe próby dociągnięcia kabla od komputera do kontaktu nie świadczą o profesjonalizmie i nigdy i na nikim nie zrobią dobrego wrażenia. Warto przejrzeć ofertę Hotelu Mazowieckiego, posiadają bardzo dobrą bazę sal do przeprowadzania szkoleń i konferencji.